Das Outsourcing von Teilen des Rekrutierungsprozesses
ist in Deutschland für viele Unternehmen noch kein
Thema. Es wurde viel darüber diskutiert, die Unternehmen
haben aber nur wenig wirklich umgesetzt, etwa im
Vergleich zur Gehalts- oder Reisekostenabrechnung. Das
könnte sich jedoch bald ändern, sagt Udo A. Völke,
Geschäftsführer bei TMP Communication & Services, und
verweist auf eine Reihe aktueller Entwicklungen:
1. In einer Reihe von Branchen stellen Unternehmen
wieder mehr Mitarbeiter ein. Der Kampf um die Talente
entscheidet sich dabei nicht nur auf den
Karriere-Websites und in Imagekampagnen, sondern auch im
Backend des Rekrutierungsprozesses: Qualität und
Schnelligkeit im Bewerbermanagement wird mehr und mehr
zum Thema. Bei der Automatisierung des
Bewerbungsprozesses zeigen sich Grenzen der Akzeptanz
seitens der Bewerber. Nur wenige Unternehmen können es
sich zum Beispiel leisten, alle Bewerber dazu zu
verpflichten, Online-Formulare zu nutzen. Das heißt, es
bleibt die Aufgabe, auch Papier- oder E-Mail-Bewerbungen
lesbar und suchbar in die bestehenden Systeme zu
integrieren.
2. Auch Personalabteilungen mussten in der Vergangenheit
ihre Mitarbeiterzahl reduzieren und leiden so bei
steigendem Arbeitsaufwand unter Personalengpässen. Sie
müssen also Aufgaben priorisieren und sollen
gleichzeitig den Kosten angemessen wertschöpfend
arbeiten.
3. Das Personalcontrolling spielt zudem eine immer
größere Rolle wegen der quantitativen Beurteilung der
Rekrutierung. Darüber hinaus wird das
„Antidiskriminierungsgesetz“ zu einem erhöhten
Dokumentationsaufwand führen, um in einem Rechtsstreit
eine bessere Ausgangslage zu haben. Dadurch stellt sich
auch die Frage nach Outsourcing neu.
Das Outsourcing kann kleine, administrative Tätigkeiten
umfassen, wie die Erfassung von Bewerberdaten beim
Einscannen von Papierbewerbungen, aber auch die
Vorauswahl aus der Masse der Bewerbungen – zum Beispiel
durch telefonische Interviews. Durch Outsourcing an
einen kompetenten Partner erzielen Unternehmen dabei
verschiedene Gewinne:
1. Sie steigern die Qualität im Bewerbungsprozess: Eine
Studie der Fachhochschule Würzburg-Schweinfurt zeigt,
dass viele Unternehmen noch zu lange brauchen. Nach 15
bis 28 Tagen sind demzufolge nur rund 60 Prozent der
Direktbewerbungen per Online-Formular abgeschlossen. Das
heißt, die Bewerber haben eine Absage erhalten oder
kommen in die nächste Auswahlrunde. „TMP bietet Service
Level Agreements, die wir penibel einhalten und
kontrollieren. Im Zweifel liegen die immer am oberen
Ende. Vom Eingang bis zum Telefoninterview geben wir uns
fünf Tage, länger darf der gesamte Prozess nicht
dauern“, berichtet Völke.
2. Sie arbeiten kostengünstiger: Die administrativen
Tätigkeiten übernehmen bei TMP administrative Kräfte. In
großen Unternehmen erledigen solche Funktionen die
Personalreferenten mit, das heißt, akademische
Fachkräfte üben recht einfache Verwaltungstätigkeiten
aus. Sie sind dafür aber zu teuer. Unternehmen halten
durch Outsourcing von Aufgaben des Bewerbermanagements
qualifizierten Personalfachkräften den Rücken für
qualifizierte Tätigkeiten frei. Freigesetzte Kapazitäten
können zum Beispiel für die Personalentwicklung genutzt
werden, etwa bei der Identifizierung von
Führungsnachwuchs im eigenen Haus, oder für Aufgaben der
internen Kommunikation zu Personalthemen. Der
entsprechende Bedarf ist in den Unternehmen derzeit sehr
groß.
3. Die Personalabteilungen verbessern ihre Performance:
Sie beeinflussen verschiedene Kennzahlen positiv, etwa
die Gesamtbesetzungskosten pro Stelle (Recruiting Cost
per Hire), die Anzahl der Einstellungen pro Recruiter
oder die durchschnittliche Vakanzdauer pro
Stellenbesetzung. Außerdem dokumentiert ein
Outsourcingpartner seine Aktivitäten sehr genau. Damit
trägt er den erhöhten Dokumentationsanforderungen
Rechnung, die das „Antidiskriminierungsgesetz“
voraussichtlich mit sich bringen wird.
Seit rund sechs Jahren bietet TMP Communication &
Services (www.tmp.de) Leistungen des Response Management
(Bewerbermanagements). Derzeit bearbeitet TMP rund
60.000 Bewerbungen im Jahr. „Besonders gut sind wir bei
den Telefoninterviews, das heißt beim zweiten Schritt
über das rein Administrative hinaus“, sagt
Geschäftsführer Völke. Nach einem ersten Screening der
Unterlagen erreichen in der Regel 70 Prozent der
Bewerbungen die nächste Runde. Telefoninterviews können
den Kreis dieser geeigneten Kandidaten weiter
verkleinern. Unternehmen erhalten durch die
strukturierten Interviews für alle Kandidaten die
gleiche Informationsbasis und eine Empfehlung für die
weitere Vorgehenswiese pro Kandidat. Völke sieht aber
auch klare Grenzen beim Outsourcing des Umgangs mit
Bewerbungen: „Die Überprüfung des so genannten
‚Nasenfaktors’ kann kein Dienstleister den Kunden
abnehmen. Personaler werden immer selbst im persönlichen
Gespräch herausfinden müssen, ob die Kandidaten wirklich
zu Ihrem Unternehmen passen.“
Ansprechpartner:
TMP Communication & Services GmbH
Udo A. Völke
Geschäftsführer
Kreuzberger Ring 24
65205 Wiesbaden
E-Mail: udo.voelke@tmp.de
Telefon: 0611 71188300
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