Es geht im
Kern darum, aus der Vielzahl der Bewerber die Geeigneten
zu finden. Gleichzeitig trägt der Einsatz solcher
Systeme dem gesteigerten Kostenbewusstsein und
Personal-Controlling Rechnung.
Neuere Applikationen
verfolgen das Ziel, die Bewerbungsunterlagen möglichst
perfekt zu organisieren und gleichzeitig die
Voraussetzung zu schaffen, den Kontakt zu Kandidaten zu
pflegen. Unter anderem können Unternehmen bei
Stellenausschreibungen zunächst interessante Bewerber
aus einem bereits existierenden firmeninternen
Talent-Pool ansprechen. Dadurch und durch andere
Maßnahmen lassen sich die Rekrutierungskosten
reduzieren.
Die verfügbaren Softwarelösungen sollten
mindestens folgende Leistungsmerkmale enthalten:
• Anlegen von Stellenausschreibungen zur
Veröffentlichung im Online-Stellenmarkt des Unternehmens
beziehungsweise im Intranet;
• Vorauswahl von geeigneten Bewerbern anhand
definierbarer Kriterien;
• automatisiertes Einladungs- und Absage-Management
durch Serienbrief-/Serien-Mail-Funktionen,
• Anlegen eines oder mehrerer Talent-Pools,
• Workflow-Dokumentation der Rekrutierung,
• umfangreiche Berichte zur Unterstützung des
Personal-Controllings,
• Möglichkeit des Exports von Daten zur
Weiterverarbeitung in Excel sowie
• XML-Fähigkeit.
Einige Angebote warten mit Zusatzfunktionen auf: So
lässt sich beispielsweise der gesamte
Genehmigungsprozess für Stellenausschreibungen abbilden.
Andere Tools helfen Unternehmen dabei, aus dem Pool
heraus potenzielle Mitarbeiter zu adressieren und ihnen
zielgruppengenau Einladungen zu Veranstaltungen oder
Unternehmensnachrichten zukommen zu lassen. Damit wird
versucht, die Bindung der Bewerber ans Unternehmen zu
festigen. Ob die Ansprache allerdings in Form von
Newsletter-Mailings gelingt, ist zu bezweifeln.
Erfahrungen der Werbewirtschaft zeigen, dass nur 25 bis
40 Prozent der Mailings geöffnet werden. Zur Bindung
gehört immer auch persönlicher Einsatz. Vor diesem
Hintergrund helfen diese Systeme, den Nährboden zu
bereiten, reichen aber als alleinige Maßnahmen nicht
aus.
Durch die Einbindung von Partnern wie etwa
Online-Jobbörsen oder Printmedien lassen sich die
Rekrutierungszeiten und -kosten reduzieren.
Beispielsweise bietet die Schweizer Unio AG ein
entsprechendes System an: Die Stellenanzeigen lassen
sich ohne Umwege direkt über mehrere Kanäle gleichzeitig
publizieren. Der Anzeigentext wird in ein Formular
eingegeben, das grafische Template ausgewählt und dann
automatisch als PDF-Datei erzeugt. Unternehmen können
sich dadurch die Arbeit mit Anzeigenagenturen ersparen.
Ein weiteres Plus von Bewerbungs-Management-Systemen
sind ausgereifte Filterfunktionen. Durch die Einbindung
von stellenspezifischen Fragen oder gar den Einsatz von
Online-Assessment-Lösungen lässt sich die Bewerberflut
wirksam eindämmen.
Ist der richtige Mitarbeiter gefunden und eingestellt,
geht es nun darum, ihn zu fördern. Softwareanbieter, die
für diesen Teilbereich Talent-Management-Lösungen
anbieten, adressieren eher die Personalentwickler als
den Recruiting-Bereich.
Sie bieten zumeist folgende Module an, deren funktionale
Grenzen allerdings oft fließend sind:
• Skill-Management,
• Laufbahn- und Nachfolgeplanung,
• Weiterbildungs-Management,
• Zielvereinbarungen (Perfomance-Management),
• Gehalts-Management (Compensation & Benefits).
Skill-Management-Module unterstützen den Personaler bei
der internen Suche nach geeigneten Mitarbeitern.
Bewerkstelligt wird dies durch den Einsatz von
Suchfiltern. Neben der Stellenbesetzung können damit
auch interdisziplinäre Projektteams zusammengestellt
werden.
Die qualifikationsorientierte Laufbahn- und
Nachfolgeplanung gehört zum Kern einer ganzheitlichen
Personalentwicklung. Softwarelösungen wie „ETWeb“ vom
Marktführer Executrack oder auch „Umantis“ des Schweizer
Anbieters Brains To Ventures bieten vielfältige und
optisch ansprechende Planungsunterstützung an.
Individuelle Fähigkeiten der Mitarbeiter lassen sich mit
den Profilen externer Bewerber vergleichen. Die Systeme
schlagen bei der Suche nach Kandidaten sofort geeignete
Mitarbeiter vor.
Web-Technologien im Vorteil
Die Lösung von Executrack besticht durch Funktionalität:
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, werden sofort
Nachfolger vorgeschlagen. Auf Knopfdruck lassen sich
ganze Organisationseinheiten neu zusammenstellen und in
einem Organigramm darstellen. Zusätzlich dokumentieren
Softwaresysteme die Zielvereinbarungen zwischen
Vorgesetzen und Mitarbeitern mit den Terminvorgaben und
gleichen diese mit dem erreichten Status ab.
Erinnerungsfunktionen helfen der Führungskraft, die
Zielerreichung zu kontrollieren.
Mit Lösungen im Bereich Compensation & Benefits lassen
sich die Gehaltskomponenten der Mitarbeiter
administrieren. Mit der Übernahme von Daten aus dem
Entgeltsystem sind Gehaltsplanungen oder die
strukturierte Darstellung von positionsbezogenen
Einkommensbandbreiten leicht umzusetzen. Im Idealfall
besteht eine Verknüpfung zu den dargestellten
Zielvereinbarungssystemen.
Voraussetzung für en Erfolg eines softwarebegleitenden
Talent-Managements auf Personalentwicklungsebene ist die
Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Sie nutzen die Programme
nur dann, wenn sie benutzerfreundlich sind und Mehrwerte
bieten. Auch deshalb beinhalten Mitarbeiterportale
Diskussionsforen, Wikis oder Mitarbeiter-Blogs.
Navigation und Design sind vor dem Hintergrund der
Nutzerfreundlichkeit besonders wichtig. In diesem
Zusammenhang sind Web-Technologien durch die Vielfalt
der Darstellungsmöglichkeiten im Vorteil.
Die Nachteile von SAP-Systemen
Executrack konnte in der neuen Produktversion die Anzahl
der Mausklicks um 40 Prozent reduzieren. Möglich wurde
dies durch die Zusammenarbeit mit dem
Fraunhofer-Institut. Mit „Umantis“ können die Profile
von Bewerbern und Mitarbeitern nicht untereinander,
sondern vertikal nebeneinander dargestellt werden. Diese
Form ist den Nutzern aus vielen Testzeitschriften
bekannt. Damit sorgt sie für eine gute visuelle
Vergleichbarkeit.
Die Zahl der Anbieter von Lösungen, die auch nur
annähernd die gesamte Palette der
Personalentwicklungsaufgaben abdeckten, ist im Vergleich
zu den BMS recht gering. Executrack bietet wohl die
umfassendste Lösung in diesem Bereich an. Das
Unternehmen verzichtet allerdings bisher auf ein Modul
zum Bewerber-Management. Als weitere Vertreter gelten
Anbieter von Personalverwaltungs-Lösungen, die ihre
Software modular anbieten. Neben Elementen, die das
Bewerber-Management mehr oder weniger gut abdecken,
befinden sich in ihrem Portfolio auch
Personalentwicklungsmodule. Während Online-Jobbörsen und
Unternehmen wie Softgarden und Open-Hire ausschließlich
Funktionen des Bewerber-Managements anbieten, glänzt SAP
mit einer umfassenden Lösung für alle Teilprozesse des
Talent-Managements.
Dem Vorteil einer optimalen Systemintegration stehen
jedoch Nachteile in Design, Navigation und
Preisgestaltung gegenüber. Eine weitere Möglichkeit zum
Management von Talenten bieten Eigenentwicklungen. Viele
Unternehmen nutzen Insellösungen, die jedoch immer nur
Teilprozesse abdecken. International operierende
Konzerne können nicht auf multilinguale Lösungen
verzichten. „Die Software muss global konsistent sein,
dabei aber auf nationale Besonderheiten Rücksicht
nehmen“, sagt Erik Schmit, Director Sales bei Mr.Ted,
dessen Produkt „Talentlink“ unter anderem bei Siemens im
Einsatz ist. Während beispielsweise in Deutschland
Passfotos gefordert sind, ist in den Niederlanden die
Anlage von Bewerbungsbildern unüblich.
Die Grenzen zwischen Personalbeschaffung und
-entwicklung werden verschwinden, da
Talent-Management-Prozesse zusammenwachsen. Beide
Softwarefamilien dürften dieser Entwicklung folgen.
Erste Unternehmen haben den Trend erkannt: Brains To
Ventures hat seine Leistungspalette erweitert und deckt
neben dem Management von Bewerbern jetzt unter anderem
die Nachfolgeplanung ab. Auf der anderen Seite führt zum
Beispiel die Öffnung des SAP-Systems für andere
Programme zu einer nachlassenden Homogenität der
IT-Infrastruktur. Das schafft zugleich Raum für neue
Softwareallianzen.
Für international tätige Unternehmen können die
steigenden Anforderungen künftig nur durch die Schaffung
eines „Global Human-Resource-(HR-) Warehouse“ gelöst
werden. Es geht um die Zusammenführung und Interaktion
aller in der Organisation befindlichen HR-Systeme. Neue
Strategien sowie der Zwang der Kostenreduktion stellen
für Anbieter von Talent-Management-Lösungen eine
zusätzliche Chance dar: Software wird als Service
angeboten – zusätzliche Dienstleistungen rund um das
Produkt sind gefragt. Dies kann zum Beispiel in Form
eines Outsourcings von Teilprozessen des
Talent-Managements mit Hilfe von Personaldienstleistern
geschehen. (hk)
Autor
Ralf-Peter Wolter leitet die HRM Consulting GmbH in
Berlin.
Die HRM CONSULTING GmbH berät als Personalberatung ihre
Kunden bei der Suche und Auswahl von qualifizierten
Mitarbeitern. Mit den Dienstleistungen im Interims
Recruiting werden Unternehmen vor allem bei
administrativen Aufgaben entlastet: Von der ersten
Auswahl eingehender Bewerbungen, dem Führen von
telefonischen Interviews bis hin zum Absage- und
Einladungsmanagement. Die Gesellschaft berät ferner
Unternehmen bei der Auswahl von
Bewerbermanagement-Systemen und begleitet sie bei deren
Einführung. Weitere Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der
Entwicklung von internetbasierten Kommunikationslösungen
im Personalmarketing und der Vergütungsberatung. Zu den
Klienten der Gesellschaft, die von den Niederlassungen
in Berlin und Frankfurt am Main betreut werden, gehören
mittelständische Unternehmen und international
operierende Konzerne.
Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte:
Ralf-Peter Wolter
HRM CONSULTING GmbH
Bülowstraße 74
10783 Berlin
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E-Mail: rpwolter@hrmconsulting.de
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