Schon wieder im Meeting oder: Wie viel Besprechung
verträgt ein Mensch
[Crosswater Systems]
28.1.2008
Diese Zeiten durchlebt man immer wieder. Da hetzten die
Mitarbeiter von Besprechung zu Besprechung, aus den
Besprechungen werden Arbeitgruppen gebildet, die dann
Unterausschüsse mit exakt umrissenen Aufgabengebieten
ins Leben rufen. So etwas kennt man eigentlich nur von
der Asterix Lektüre „Die Trabantenstadt“, aber da ist es
als Satire gedacht. Aber im Ernst: manchmal kommt man
abends an seinen Schreibtisch zurück uns fragt sich, was
man eigentlich den Tag über gemacht hat. Wenn das über
Wochen geht, wird es für das Unternehmen gefährlich, da
keine Zeit für die Umsetzung der Ergebnisse von
Besprechungen und vor allem für das Tagesgeschäft
bleibt.
Was sein muss, muss sein
Besprechungen sind absolut notwendig und unvermeidbar.
Wenn man ein Unternehmen entwickeln will, Teamarbeit
fördern und Ideen bündeln, kommt man ohne Besprechungen
nicht aus. E-Mail, Telefon oder Chat sind hier nur
unzureichender Ersatz, sie können nur ergänzend, nicht
ersetzend genutzt werden. Vom heutigen Stand des
Managementwissens ist eine Besprechung pro Woche
angebracht und normal. Alles, was darüber hinaus geht,
sollte genau überlegt sein. Besprechungen sollten nicht
chaotisch ad hoc durchgeführt werden, sondern als
Jahresübersicht mit den Namen der Teilnehmer geplant und
genehmigt sein. So sieht man die voraussichtliche
Belastung der Mitarbeiter, bevor sie real wird.
Regeln für Besprechungen?
Eine oft als amerikanische Variante bezeichnete Form der
Besprechung wird viel zu oft durchgeführt. Man trifft
sich, diskutiert entspannt, frei und ohne fixierte
Themen miteinander und geht zum Ende mit dem Resultat
hinaus, dass man sich mal wieder treffen muss. Diese
Variante kostet sehr viel Zeit und bringt wenig
Resultate. So gut sie bei Treffen von
Informationsnetzwerken ist, so schlecht ist sie bei
Meetings, die aktuelle Probleme lösen wollen. Probleme
packt man am besten mit definierten Teilnehmern, mit
einer Tagesordnung, mit einer Meeting-Leitung, mit
Vereinbarungen und mit einem Protokoll an. Dabei müssen
die Vereinbarungen im Protokoll beim nächsten Mal auf
Erledigung oder Fortschritt kontrolliert werden. Da
Protokolle immer wieder gern mit scheinbar wichtigen
Dingen vollgemüllt werden, ist es eine gute
Vorgehensweise, einen Punkt, der während der nächsten 2
Sitzungen nicht erledigt worden ist, von der
Protokollliste zu streichen. Er scheint dann wohl nicht
so wichtig gewesen zu sein.
Welcher Teilnehmerkreis ist der richtige
Für normale Meetings folgen die Teilnehmer den
hierarchischen Strukturen eines Unternehmens. Die
Abteilung trifft sich untereinander, die
Abteilungsleiter, die Werksleiter, Geschäftstellenleiter
usw. Es muss dabei immer die Pflicht zur Beteiligung
klar sein, Nichtanwesenheit muss durch eine Vertretung
ausgeglichen werden. Es ist absolut uneffektiv, wenn
Besprechungen zu einem großen Teil wiederholt werden
müssen, weil ein Teilnehmer gefehlt hat. Hier haben
viele Teilnehmer Schwierigkeiten, weil sie es nicht
schaffen, wirkliche Vertreter ihrer eigenen Position im
Unternehmen auszubilden.
Umsetzungsmeetings, bei denen die Entscheidungen klar
sind und nur noch die Form der Umsetzung diskutiert
wird, können ohne den Leiter der Gruppierung
stattfinden. Hier besteht eine gute Gelegenheit, zu
zeigen, dass man über die Fähigkeit verfügt, Aufgaben zu
delegieren. Delegieren heißt nämlich auch,
Entscheidungsfreiraum an Mitarbeiter zu geben.
Arbeitsworkshops, die ein ganz bestimmtes Thema, Ziel
oder Projekt zur Aufgabe haben, sind fachlich quer durch
die Hierarchien besetzt. Wenn z.B. das Thema
Reklamationsmanagement angegangen wird, braucht man nur
die Mitarbeiter, die mit diesem Thema zu tun haben. Sie
sind normalerweise am besten dazu geeignet, das Problem
zu beschreiben und allein oder mit externer Hilfe eine
Lösung zu finden.
Disziplin und Höflichkeit
„Pünktlichkeit ist eine Zier, doch weiter kommt man ohne
ihr“ ist etwas, was bei Besprechungen immer wieder für
Unruhe sorgt. Grundsätzlich ist es unhöflich, Teilnehmer
bei einer Sitzung warten zu lassen. Es gibt verschiedene
sportliche bis radikale Regeln, um „ewig-zu-spät-kommer“
zur Disziplin aufzurufen
Stufe I: Die Besprechung beginnt pünktlich
Wer zu spät kommt,
Stufe II: zahlt einen Betrag für einen definierten Zweck
Stufe III: führt das Protokoll
Stufe IV: darf beim laufenden Punkt nicht mitdiskutieren
Stufe V: wird beim nächsten Mal nicht mehr eingeladen
Stufe VI: Wenn die Besprechung begonnen hat, wird der
Konferenzraum abgeschlossen
Stufe VII: Wenn nicht alle Teilnehmer zu Beginn anwesend
sind, wird die Konferenz abgesagt
Besonders die letzten drei Stufen führen zu einer
erheblichen Verbesserung in Bezug auf rechtzeitiges
Erscheinen zu einer Besprechung.
Besprechungsetikette
Hier folgt man den Grundregeln der Kommunikation. Die
Teilnehmer ausreden lassen, warten, bis man an der Reihe
ist, sachlich bleiben, andere Meinungen akzeptieren und
so fort. Der Leiter der Besprechung, der zu Beginn oder
permanent definiert ist, hilft mit seinem
organisatorischen Sachverstand, diese Dinge zu regeln.
Aber Vorsicht hier bei Preußischer Regelungswut;
Regulierung kann auch Kreativität unterdrücken und
Kreativität ist das Salz in der Suppe jeder Besprechung.
Vorsicht auch bei Arbeitsüberlastung: Es ist ein
beliebtes Spiel, Teilnehmern, die neue Ideen vorbringen,
diese Ideen auch zur Erledigung aufzubürden. Dies führt
schnell zur Überlastung dieser Mitarbeiter, die beim
nächsten Mal lieber den Mund halten, als sich noch mehr
Arbeit aufzuladen. So geht dann viel Kreativität
verloren.
Fazit
Ohne Besprechungen wollen und können wir nicht
auskommen. Sie fördern unseren Zusammenhalt und
fokussieren Ideen und Lösungen für ein Unternehmen. Ein
waches Auge und einfache Controlling-Instrumente helfen,
Überlastungen und Unsinnigkeiten bei Besprechungen zu
erkennen und abzustellen. Es ist dabei wie in den vielen
anderen Dingen des täglichen Lebens; gelebte Delegation
schafft Freiräume, die man nutzen kann, um seine Ideen
voranzutreiben. Wenn man seine Ideen und Lösungen mit
den Anregungen anderer zusammen nicht mehr umsetzten
könnte, würde das Leben auch ganz schön langweilig. Wer
es aber übertreiben muss aber überall dabei sein will,
ist irgendwann weg vom Fenster, weil er die Realität zu
seiner Position und seinem Unternehmen verloren hat.
Dies ist ein Artikel von Königskonzept. Wir sind ein
Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt Vertrieb und
Organisation. Wir geben regelmäßig zu Managementthemen
Fachartikel heraus. Alle bisher erschienen Artikel
finden Sie unter
http://koenigskonzept.de/fachartikel.php
Helmut König - Königskonzept
35516 Münzenberg - Mittelstr. 19
Tel. 0172 9201709 - Fax. 0721 151 430 712
e-Mail helmut-koenig@koenigskonzept.de
Homepage: www.koenigskonzept.de
Für den Inhalt der obigen Meldung ist nicht
Crosswater Systems Ltd. sondern der Autor
Königskonzept
verantwortlich
+++ Ein Presse-Service von Crosswater Systems Ltd.
zu den Themengebieten e-Recruiting, Jobbörsen,
Arbeitsmarkt, Personaldienstleistungen, Human Resources
Management. Die in den Firmen-Pressemitteilungen
vertretenen Meinungen müssen nicht notwendigerweise mit
der Redaktion von Crosswater Systems übereinstimmen +++
Technorati Profile